浅谈档案管理现代化的实施

张智涛


　　【论文摘要】 随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用愈来愈大我国档案部门于20世纪70年代末开始应用计算机辅助档案管理,从20世纪80年代开始,我国已经步入了档案管理现代化时期。

　　【论文关键词】 档案管理；现代化

　　
　　加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到７０年代，但真正有计划地建立自己的系统是１９８５年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。
　　计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。
　　
　　一、知识经济时代档案管理工作面临的问题
　　
　　首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。
　　第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此。计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义……总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。
　　第三，知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。
　　第四，知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。
　　
　　二、加快档案管理工作现代化进程
　　
　　在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

　　1、分清轻重缓急，循序渐进。
　　档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
　　2、分级次著录，省时省力。
　　在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
　　3、分门别类，充分利用档案原基础。
　　对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
　　4、要加强档案信息素质教育。
　　加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。
　　5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。
　　计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
　　6、要强化服务意识，拓宽服务领域。
　　要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。
　　7、培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。
　　要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。
　　总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。
　　
　　参考文献：
　　[1]《档案馆业务建设与管理》，档案出版社2003年出版，盛彦主编。
　　[2]《城建档案管理的理论与实践》，档案出版社2004年出版，刘巨普编著。

　　◇ 中国民事诉讼法学会会长、清华大学法学院教授 张卫平


　　这次民事诉讼法修改中的一个引人瞩目之处，是将诚实信用原则明文化、法定化。新民诉法第十三条第一款规定：“民事诉讼应当遵循诚实信用原则。”第二款规定：“当事人有权在法律规定的范围内处分自己的民事权利和诉讼权利。”鉴于在民事诉讼实践中，普遍地存在着当事人滥用诉讼权利的情形，恶意诉讼、虚假诉讼、诉讼中的虚假陈述、拖延诉讼、伪造证据等时有发生，因此，在应对社会诉求方面，将诚实信用作为一项原则在民事诉讼法中明确规定，并非仅仅具有法律上的意义，更为重要的是政治层面的意义。因为，整个社会的诚实信用丧失不仅是一个社会问题，也是一个政治问题。将诚实信用原则法定化，有助于引导、规范人们的诉讼行为，也有助于提升整个社会的诚信度。人们相信只要遵循诚实信用原则，诉讼公正、高效、低成本的价值追求都能够充分得以实现。

一、诚实信用原则化的认识基础

在大陆法系国家和地区，许多人认为，只有植入诚实信用原则，通过对传统的当事人主义、辩论主义（辩论原则）、处分权主义（处分原则）的修正或限制（甚至是诉讼模式的转换——社会性民事诉讼、协动主义的诉讼模式），转变传统的诉讼观念，才能实现实质上的平等和正义，充分实现民事诉讼关于真实、公正、迅速解决纠纷的价值追求。很显然，这种认识的观念基础与传统的自由主义相反，是一种国家本位、社会本位、义务本位的观念基础。

随着诚实信用规制逐渐超越私法领域，扩展至公法领域，成为普遍的法律原则，即使不考虑私法权利义务与民事诉讼权利义务的联系，民事诉讼法作为公法也将适用诚实信用原则。这样一来不仅民事诉讼中当事人之间的关系适用诚实信用原则，当事人与法院之间的关系也同样适用于诚实信用原则。

基于上述认识，1895年奥地利民事诉讼法、1911年匈牙利民事诉讼法、1933年前南斯拉夫民事诉讼法、1939年德国民事诉讼法、1942年意大利民事诉讼法均相继规定了当事人在民事诉讼中有真实陈述之义务，尤以德国民事诉讼法的规定对大陆法系国家和地区的影响最大。1990年修订的韩国民事诉讼法第1条明确规定：“法院应为诉讼程序公正、迅速以及经济地进行而努力；当事人及诉讼关系人应当诚实信用地进行诉讼。” 1996年日本修订民事诉讼法，新增诚实信用原则的规定。

二、诚实信用原则的适用情形

诚实信用原则在民事诉讼中的适用一般有以下情形：

1．当事人真实陈述的义务。当事人真实陈述的义务略称为“真实义务”。真实义务通常被认为是诚实信用原则的主要内容。有的大陆法系国家，虽然没有将诚实信用原则作为一般规定，却有关于真实义务的规定；相反，有的国家虽有诚实信用的一般规定，但却没有明确规定真实义务，仅理论上认为这是基于诚实信用原则而发生的一种法定义务。在外国法理上，一般认为，当事人的真实义务仅为主观性义务（正直义务或真诚义务）或主观真实义务，即只要当事人根据本意为真实陈述时，就属于履行了义务。也就是说，即使事后发现和认定当事人的陈述与案件事实不符，也不属于违反真实义务。要求真实义务为当事人陈述的客观真实也是无法做到的。另一方面，如果定义为主观性义务，则真实义务对于发现案件真实的作用就十分有限了。真实义务应当如何界定，在国外依然有较大的争议。

2．促进诉讼的义务。当事人负有促进诉讼的义务，是诚实信用原则的基本要求之一。这一义务要求当事人在诉讼中不得实施迟延或拖延诉讼行为，或干扰诉讼的进行，应协助法院有效率地进行诉讼，完成审判。这一义务具体体现在不得迟延提出攻击和防御方法；不得故意申请无理由的回避（回避权的滥用）；不得故意拆分诉讼标的，以规避相应的诉讼程序（如通过拆分诉讼标的使之适用于小额诉讼，由此获得小额诉讼程序带来的利益）等。

3.禁止以欺骗方法形成不正当诉讼状态。按照诚实信用原则，当事人不得以欺骗方法形成不正当的诉讼状态，从而获得法规的不当使用或不适用。例如管辖权的滥用，原告通过编造虚假的管辖原因事实，从而获得有利于自己的管辖。又如，在票据诉讼中票据持有人向出票人行使权利，但为了让自己所在地的法院获得管辖权，特意将同一所在地的背书人作为被告，提起共同诉讼，从而获得所在地法院的管辖权，但在第一次口头辩论期日中又故意撤回对背书人的请求。再如，当事人在诉讼即将开始之前，廉价取得几乎没有价值的自动债权，然后在诉讼中主张抵销的情形。另外，外国当事人为了规避诉讼担保义务而让所在国当事人代为起诉的情形，也属于违反诚信原则。

4.禁反言。民事诉讼上的禁反言，也称之为禁反言原则。该原则源于英美法上estoppel法理。大陆法系国家，如日本又将其扩展或概括为禁止矛盾行为。这一原则的具体适用要件包括三个方面：其一，当事人在诉讼中实施了与之前（诉讼中或诉讼外）诉讼行为相矛盾的行为；其二，在对方信赖的前提下，作出了违反承诺的行为；其三，给信赖其先行行为的对方造成了不利。例如，作出自认之后，在无正当理由的情形下撤回自认。禁反言原则的法理在实践中也得到了日本最高裁判所的认可。但在理论上，关于如何适用禁反言原则还存在诸多问题。例如，在同一诉讼中，因为遵守口头辩论一体化的原则，所以，即使当事人的行为是矛盾的，并可能对法官的自由心证的形成有影响，但也不适用禁反言原则。另外，从诉讼行为的性质而言，对于取效性诉讼行为（指该行为的实施不会直接发生程序上的法律效果，仅仅是要求法院实施相应的裁判行为，如诉讼中当事人主张和举证的行为就属于典型的取效性诉讼行为），原则上当事人是可以自由撤回的，也不受禁反言原则的约束。

5.诉讼上权能的滥用。虽然诉讼制度给予了当事人某些权能，但如果没有诚实信用地行使该权能，也就不能予以承认该权能行使的利益。诉讼上权能的滥用，如无正当理由反复要求审理法官回避；期日指定申请权的滥用等。这些权能的滥用可以从有无正当理由来判断，不容易把握的是诉权的滥用问题。由于诉权是一种受宪法保障的基本诉讼权利，因此，在外国民诉的实践中，以诚实信用原则对诉权滥用的处置是相当谨慎的。在承认诚实信用原则的国家，关于诚实信用与诉讼上权能或诉讼权利滥用的规制二者之间的关系，理论上至今仍存有争议。实质是诚实信用原则是否包含对诉讼上权能或权利滥用的规制。

6.诉讼上权能的丧失。因行为人长时期不行使诉讼上的特定权能，使得对方产生一种行为人大概不会行使该权能的期待，一旦达到如此阶段，行为人还可以行使权能的话，就将有损对方的期待，因此，为了维护这种期待，在此情形下权能的行使是不合法的，也就是所谓失权的原则。在规定的期间内不行使权利救济的方法，可以适用失权原则，通常认为没有问题。但对于诉权的失效或失权问题与对待诉权滥用的问题一样需要谨慎对待。诉讼上权能的丧失与诉讼上权能因滥用而被禁止的情形不同在于，前者是因消极的不作为而发生的，后者却是因积极的作为而发生的，前者的效果是失权，后者的效果是无效。

三、诚实信用原则的实施

在国外民事诉讼中，作为一项抽象的原则或规定，通常是通过判例来实现的。但判例的示范性和规范性要求强有力的司法作保障。与此不同，我国各级法院的司法权相对比较弱，因此，试图通过判例形成具体的适用规范和指南比较困难。在我国，落实法律的原则性规定通常采用的方法是由最高人民法院制定具有针对性的司法解释，通过司法解释的细化使抽象的原则规定得以实现。司法解释的难点在于，需要在规范技术上做到抽象化和类型化，如果没有一定时间的司法实践积累和抽象能力是很难做到的。而且一旦抽象化，又可能存在一些情形下抽象与具象无法对接适用的问题。诚实信用与正当的概念一样是非常宽泛和抽象的，我们也可以通过指导性案例将适用诚实信用原则的典型事例提升为规范。在这方面，寻找具有说服力的典型案例是关键。由于指导性案例的产生，在程序上相当复杂，因此不可能指望短时期内就会有较多的相关指导性案例产生。

诚实信用原则的适用中，一个需要特别注意的问题是，如何正确适用诚实信用原则而不至于不正当限制当事人诉讼权利的正当行使。因为总体而言，诚实信用原则是限制当事人诉讼权利的，是对当事人行使诉讼权利的制约，因此，在没有明确制度规定的情形下，也容易以诚实信用原则的适用为由，发生对当事人诉讼权利的不当干预，有损程序正义、诉讼平等，尤其是在以追求实质正义、实质平等的名义下。要使诚实信用在民事诉讼中发挥其应有的作用，还需要进一步提升司法的权威性、公信力，强化裁判的功能，增强审判中法律理论的解释、说理作用，否则诚实信用原则很容易因为“适用难”搁置起来，成为一条“睡眠”条款。